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進銷存軟件在企業中的應用
發布時間：2009-04-21 來源：易特軟件 編輯：進銷存軟件
在西方工業發達國家，向流程型的管理轉變已經基本完成。但在國內，職能型的管理與企業架構基本上都是蘇聯的模式，向流程型轉變有一定的難度。“進銷存”作為一種過渡的管理模式，把一些功能點用流程的方式串接起來，為中國企業實現向流程型管理轉變起到相當重要的作用。 “進銷存”是ERP軟件的核心，主要包含采購、銷售和庫存三部分?！斑M銷存”為ERP提供了很多基礎信息，如果沒有“進銷存”這一部分，就不可能實現ERP，也不可能進行電子商務活動 。 在國外，很多企業在實施ERP軟件時，往往先實施財務模塊。而在中國，大多數企業更關注物流管理，因而往往首 先實施“進銷存”模塊。而企業在實現 “進銷存”管理之后，很快就會感覺到它的局限性，進而實施財務管理。從廣義來講，“進銷存”也應該包括財務管理這部分。目前，很多企業在實施“進銷存”時都會加上財務管理， “進銷存 財務”的結構，構成了企業信息化的初步管理系統。 內部物流管理的核心 絕大多數的企業活動都體現在“進銷存”模塊里面，因而“進銷存” 模塊在 ERP中占據核心地位。即使企業買了一個完整的ERP軟件，每個模塊的實施也有主次輕重之分。一般來說第一個級別就是 “進銷存”，然后是財務，其它模塊圍繞著這幾個模塊進行拓展。 國能富港公司總工程師王環認為，“進銷存”首先為ERP奠定了基礎，而后又為電子商務奠定了基礎。很多分銷系統都是通過互聯網下訂單。比如網上訂書，書店內部也要有一套“進銷存”軟件。如果有客戶在網上訂書，在這個訂單下達之前系統要自動檢索有沒有貨物，有貨物才可能下定單。如果企業沒有“進銷存”軟件，就不可能實現電子商務。所以“進銷存”軟件的基礎地位不容忽視。 企業一方面要管理實物，另一方面方面要管理資金。“進銷存”管理軟件只是信息化管理的第一步。由于企業的資金緊張等原因，很多企業實施“進銷存”管理 軟件往往用來解決企業最迫切問題。不過，企業單獨使用了“進銷存”軟件之后，常常會發現它的功能并不能滿足需求，因為“進銷存”軟件只是對實物數量（企業內部的物流）進行管理，并沒有與財務軟件相連，并沒有與資金流相貫通。企業在管理好內部物流之后就會有進一步對資金流的管理需求。這樣，第二步企業就希望把“進銷存”軟件與財務軟件進行連接。很多企業實施“進銷存”時常把 “進銷存”與財務軟件一同投入使用。 神州數碼電子商務事業部ERP高級咨詢顧問信彤波認為， “進銷存”比較局限的一面還在于它沒有計劃的概念。采購計劃與銷售預測都是有依據的。采購計劃是根據生產計劃來制定的，而拋開生產計劃的環節，采購計劃做起來比較難，單純的“進銷存”軟件在應用采購計劃與銷售預測的時候有一種水找不到源頭的感覺。 因而，單純的“進銷存”軟件是有一定的局限性的。 大體來看， “進銷存”軟件最適合流通型的企業。流通型企業因為沒有生產環節，就是“進銷存”加財務。對于制造型企業也很適用的，只是對于生產型企業缺少生產這一部分，而沒有生產這個環節這個信息系統就不完整。而對于服務型企業，可能使用單純的“進銷存”管理效果就要差一些。 決策者的指南針 “進銷存”軟件管理采購、銷售與庫存三個部分連通起來的流程鏈。管理者首先對庫存的情況比較了解，有多少庫存，占用多少資金。哪些物料已經買入，就不能再買進，哪些產品積壓了，要想辦法銷售出去。從前沒有使用“進銷 存”軟件時，信息不是很靈通，企業為了滿足生產，很早就把物料采購進來，采購提前期比較長，資金占用的時間也就比較長。而使用“進銷存”軟件，就能夠以最短的時間采購。在銷售方面減少了拖期交貨的情況。比如在接訂單時，對庫存情況不了解，沒有生產出產品而接下訂單，這樣延期交貨就不可避免。如果企業對自己的庫存很清楚，對于何時交貨就有把握，交貨期也可以相對確定得準確一些。 一般建廠時間長，規模比較大的工業企業，庫存積壓特別多。倉庫大，物料多，庫存積壓是一個老大難的問題，管理者換了幾次，幾十年的賬算不清楚。庫存占用了企業相當多的資金。而利用“進銷存”軟件，所有的物料數據保存在計算機里面，可以實時查詢，領導就可以從宏觀的角度控制庫存的數量。 “進銷存”為企業領導 者提供了有力的決策支持。國能富港公司開發二部經理康貴明講到為一個企業 用戶——湖北京山機械廠實施ERP，廠長收獲頗 多的一個例子。 他的第一個收獲是采購企業需求的物料。以前物資科管理比較混亂，某種物料廠家已經不用了，而某些采購人員為了得到回扣，把廠家生產已經不需要的產品購買回來。一方面是資金的浪費，另一方面造成原材料的積壓。在使用“進銷存”軟件之后，廠長可以看到排產之后，哪些原材料需要采購，哪些材料不需要采購。通過把生產計劃與庫存情況相加得出的物料需求量，和采購員實際采購量對比，廠長發現有兩個采購員采購了企業庫存已經有，而且并不需要的物料。這兩個采購員受到了下崗的處罰，而如果沒有這套系統，廠長就很難發現這樣的問題。 第二解決了庫存積壓的問題。國能富港的軟件提供了一個呆滯材料管理的功能。系統可以分析庫存中的幾百萬種庫存材料，有些材料購買了幾年也一直沒有使用。手工統計可能要花相當長的時間：查賬本，確定采購時間。而使用ERP軟件，工作人員只要把庫存的相應的歷史單據輸入進去，軟件就可以分析出某種產品在倉庫中已經呆滯了多長時間。如果呆滯時間超出一定界限，企業就要考慮：一種情況是物料的質量有問題，一直沒有使用；另一種情況就是購入后在 生產中已經不使用這種材料了。企業可以低價把積壓的庫存產品處理掉，以便得到這部分流動資金， 第三是銷售管理到最終用戶。湖北京山機械廠原來的銷售方式是面對銷售員，廠里面有幾十個銷售員，廠家先把產品買給銷售員，然后銷售員再把產品出售給最終用戶。廠家只是對銷售員進行管理。這種模式下就存在一個問題：銷售員把產品提走，廠家代銷售員開發票，銷售員可能從廠家那里開一個比他實際售出的價格更低的發票。使用“進銷存”軟件，就可以實現二級管理。一個是對銷售員的管理，統計銷售員售出多少產品，另一個是針對銷售員下面的每一個客戶。通過銷售模塊就可以把銷售員與客戶的管理集中起來，可以知道每一個銷售員出售了多少產品，以什么價位銷售出去的。產品銷售給用戶時會有一個用戶跟蹤卡，管理者可以通過抽樣調查，查出違記的銷售員，給予重罰，以利于管理。從前企業的最終用戶是銷售員，而現在可以管理到最終使用產品的用戶，與他們有了溝通的渠道。企業在銷售方面 管理的力度就加大了。 在ERP中，信用管理通常作為銷售管理的一部分。信彤波提到銷售資金及時回款問題。領導者都很重視資金流的管理。“進銷存”模塊中如果信用管理應用得很好，開始就會產生很好的效果，初見成效的信用管理，往往能夠減少20%~30%的應收賬。 “進銷存”軟件使企業的實物帳算得明白，供應鏈管理得到加強 。對供應商的管理是比較重要的一環，企業就可以選擇質優價廉而且供貨及時的供應商；而對于客戶管理，就可以知道哪些客戶在產品到位后回款比較快。 “進銷存”的力量 盡管在使用“進銷存”軟件之初，會有很多業務人員感覺到比較麻煩。首先 是用戶要熟悉這套軟件；其次是軟件規范了原來的工作流程；還有可能手工記錄與計算機記錄并行。最初往往加大了業務人員的工作量，而實際上用起來之后是很方便的。 首先是信息共享。信息共享帶來的好處是很直接的。比如銷售庫存查詢。業務員接到一個訂單，可能本地沒有貨，而在附近的其它地區很可能有。通過系統的查詢得到這個信息以后，業務員就可以調撥商品。而沒有“進銷存”系統，業務員就要打電話到各地去問。這種信息共享所帶來的好處是互通有無，方便調撥產品，不至于造成產品太多的積壓。 信息共享在生產環節中也避免了因信息閉塞引起的對同一物料的數量掌握不同的狀況。生產部門的車間計劃員要想了解某種原料有多少，通常是問車間的材料員。車間的材料員對庫存有一個大概的估算，可能會說，目前這種原料大概不夠。計劃員再打電話給倉庫保管員，而倉庫保管員可能會說，倉庫里還有很多。而與此同時，車間班長有可能打電話給采購員，說某種原料沒有了，趕快去采購。對于同樣一個物料的信息每個人往往掌握的情況是不同的。如果有信息系統可供查詢，顯然能夠解決由人的因素引起的差錯。 錄入的效率與準確性得到提高。開發票時，第一聯是存根，第二聯給提貨方（用戶用來提貨），第三聯給倉庫（倉庫用來登賬），第四聯給財務（財務做賬）。一個單據在手工賬上至少要錄入三次，這樣的工作的效率是很低的，而且錯誤率與一次錄入相比提高了三倍。現在一次錄入，多個部門調用，工作效率提高是顯而易見的。至少一張采購的單據從采購部門錄入，倉庫保管員只要確認一下就可以了，財務做賬也是確認一下就可以登賬。 “進銷存”涉及到企業管理很細微的方面，對業務管理規范與深度都有影響。無論是從錄入還是從統計來講，工作量越大計算機的優勢越明顯。業務人員從原始單據錄入到出報表，工作量大大減少了，而且數據準確。國能富港的用戶格蘭仕集團在使用“進銷存”系統時，產成品倉庫的保管員非常高興。從前手工單據的錄入每天最多時是上萬條記錄，每天都要把這些數據記錄下來。倉庫保管員進行入庫與出庫管理，用筆記錄手都寫麻了。而更麻煩的是倉庫保管員3天要做一個報表。不僅有登錄過程，還有統計計算過程，還要按照品種、部門、個人等不同的統計方法統計、匯總。使用計算機系統在統計方面有一個明顯的改進。原來倉庫保管員要做一天的工作，現在一個小時就可以做完。每天下班之前的一個小時做報表。而報表只要把基礎數據輸入進去，計算機可以隨時統計、匯總，現在可以隨時出報表。所以業務人員在統計方面的工作量大大減輕。 “進銷存”是企業實現職能型向流程型管理的一種過渡。在西方工業發達國家，向流程型的管理轉變已經基本完成。但在國內，職能型的管理與企業架構基本上都是蘇聯的模式，向流程型轉變有一定的難度?！斑M銷存”作為一種過渡的管理模式，把一些功能點用流程的方式串接起來，為中國的企業實現向流程型管理轉變起到相當重要的作用。雖然中國大多數的企業還是各個部門在管理，而“進銷存”的應用，使得流程型的管理理念逐漸滲透到管理層與職工的思維中。
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